¿Gsuite o Webmail? Como empresario lo idóneo usar para contactar con tus clientes o proveedores son correos corporativos. Ese tipo de correos que tienen el nombre de tu dominio en lugar del dominio del proveedor de correos.
Es decir un correo común sería aquellos que terminan con gmail.com o outlook.com o lo que alguna vez fue hotmail.com, etc.
Un dominio corporativo termina con el dominio de tu empresa luego del @.
Dicho esto, ¿qué alternativas tengo para tener correos corporativos?
Puedes acceder a ofertas de distintos proveedores basado en Webmail, que es un servicio de correos eletrónicos. Podrás crear cuentas de correos con el dominio de tu empresa y asignarle un espacio de almacenamiento. El mismo que es recomendable ir revisando cada cierto tiempo ya que si le asignaste poco espacio, de pronto ya no recibirás los correos que te envíen y deberás liberar espacio o borrar los correos que tengan adjuntos de preferencia debido a que son estos los que suelen ocupar más espacio.
Puedes también acceder al servicio de Google Gsuite que hoy es Workplace. Google lanzó Gsuite como un lugar donde juntaba distintos aplicativos entre ellos gmail que te permitía colocar un correo con tu cuenta de dominio propio.
Este herramienta cambio hace un año a Workplace. En esencia sigue siendo lo mismo. Un conjunto de aplicativos de Google entre ellos gmail porsupuesto.
Primero necesitas un dominio y luego veremos una comparación entre Workplace y Webmail.
Vamos a hacer una revisión comparativa entre ambos y así puedas decidir por cuál vía es mejor para ti administrar tus correos corporativos.
Workplace (Gsuite):
Workplace es como un área que reúne los servicios de Google más importante para emprendedores.
Por ejemplo, cuando entramos a nuestra cuenta de gmail podemos observar en la esquina superior derecha todas estas herramientas:
- Google Drive: Que nos ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube para guardar cualquier archivo.
- Google Photos una aplicación que nos permite guardar nuestras fotos incluso de manera automática desde nuestro celular asegurando que si perdemos el móvil o nos lo roban, tendremos una copia de seguridad de todas nuestras fotos que sacamos desde allí y no las perderemos.
- Hangout: Para hacer videollamadas con gente de nuestro negocio o clientes, etc.
- Calendario: una suerte de agenda que nos permite configurar y tener alertas para cada reunión que programemos, todo esto funcionando tanto en pc como móvil.
- Google Mi Negocio que es una herramienta clave para dar a conocer tu negocio, es casi como una página web funcional donde están todos tus datos de contacto, calificaciones, un mapa de ubicación, horarios de atención para que tus clientes sepan si tu negocio está abierto o cerrado en el momento que te encuentren en una búsqueda, etc.
También incluye aplicaciones para profesionales de la educación. En suma Workplace es una consola completa de las aplicaciones de Google para profesionales y emprendedores o empresarios.
Pero la función que más nos interesa para el tema que tratamos es poder utilizar el servicio de correos de Google para gestionar nuestros correos corporativos.
Esto es tan simple como poder configurar una cuenta de correo de gmail de modo tal que funcione nuestro correo corporativo y podamos enviar y recibir mensajes sin el inadecuado @gmail.com sino con tu correo corporativo.
La ventaja de Workplace es que podrás tener almacenamiento robusto no sólo para tus correos sino para las otras aplicaciones como Drive o Google Fotos que si los usas intensamentente, puede que te quede corto los 15 GB gratis que suele compartir todas las aplicaciones de Google WORKPLACE que requieren almacenamiento.
Puede tener muchas ventajas de utilizar Workplace (antes Gsuite) para aprovechar más allá de lo gratis las aplicaciones que están pensadas para emprendedores como tú.
Ahora veamos a Webmail
Webmail
Webmail es una aplicación que la mayoría de proveedores de alojamiento web tiene para ofrecer a sus clientes y permitirles autogestionar sus correos electrónicos corporativos.
Es una aplicación sencilla de manejar.
Es probable que Workplace o Gsuite te parezca algo confuso por la cantidad de aplicaciones que tiene y como todo ello puede hacer sinergia con tus necesidades de utilizar tus correos corporativos y prefieras algo puntual para esa necesidad.
Webmail puede ser la herramienta más adecuada entonces.
Vamos a revisar alguna de sus funciones.
Cuando tenemos ya nuestros accesos a nuestro cpanel, veremos al ingresar la aplicación de webmail.
Desdes allí podremos crear correos electrónicos y darle un espacio de almacenamiento de mensajes.
Una vez allí, podremos crear cuentas de correo con tu dominio.
Una vez que hayamos creado la cuenta, podremos utilizarla con webmail sencillamente colocando el dominio de tu sitio web seguido por «/webmail».
Allí colocaremos la contraseña del correo que hayas creado y quieras ingresar para gestionar tus mensajes.
Gestionando mensajes con Roundcube
Roundcube
Cuando inicies por primera vez webmail para ingresar a una cuenta de correo corporativo que hayas creado, te aparecerán diversas alternativas para gestionar los mensajes de esa cuenta.
Elige Roundcube.
Roundcube es sencillo e intuitivo. Es como utilizar una cuenta de gmail u otra de las conocidas que ya seguro has usado.
No es complicado.
Encontraremos tres áreas muy familiares para cualquier usuario.
Luego hay barras de herramientas que nos darán las facilidades de borrar, tener lista de contactos, archivar, etc.
En la parte inferior izquierda tendremos un botón conocido de encendido y apagado. Desde allí cerraremos sesión en nuestra cuenta de correo.
El resto de barras que se muestran en la imagen de arriba, corresponden a funciones de cada sección. La barra de superior de la lista de mensajes corresponde a funciones propias de ella.
Como ves utilizar Webmail con Roundcube es bastante sencillo.
Conclusiones
La opción de workplace o de Gsuite es una opción para aquellos que se sienten cómodos con un montón de herramientas complementarias de Google más allá de gestionar tus correos allí.
En tanto que podríamos decir que Webmail es una forma exclusiva de gestionar todo entorno a correos electrónicos corporativos. Puedes crear, borrar, enviar y recibir mensajes, etc.
¿Cuál prefieres o recomendarías usar tú y por qué?
me encantaria recibir mas informacion como esta